Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Nutzerinnen und Nutzer der Plattform. Abschnitte, die mit „Nur bei direkter Nutzung" gekennzeichnet sind, gelten nur für Nutzerinnen und Nutzer, die sich direkt bei Versa angemeldet haben (Szenario A). Wenn Ihre Organisation die Plattform bereitstellt (Szenario B), informiert diese Sie über die Datenverarbeitung im Rahmen des Vertragsverhältnisses.
Soweit personenbezogene Bezeichnungen nur in einer Geschlechtsform verwendet werden, beziehen sie sich auf alle Geschlechter.
1. Wer wir sind
Versa Training GmbH („Versa", „wir", „uns") betreibt die Versa-Sprachtrainingsplattform (die „Plattform").
Versa Training GmbH Steinberg 204, 8151 Hitzendorf, Österreich FN 669696 (Firmenbuchnummer) E-Mail: privacy@versa.training
Datenschutzbeauftragter: Derzeit nicht erforderlich (Art. 37 DSGVO). Für alle Datenschutzanfragen: privacy@versa.training.
2. Geltungsbereich
Wenn Sie sich direkt angemeldet haben (Szenario A): Versa ist der Verantwortliche für alle Ihre Daten. Diese Datenschutzerklärung ist Ihre vollständige Datenschutzinformation.
Wenn Ihre Organisation die Plattform bereitstellt (Szenario B): Ihre Organisation informiert Sie über die Datenverarbeitung im Rahmen des Vertragsverhältnisses. Diese Datenschutzerklärung gilt darüber hinaus für Versas eigenständige Tätigkeiten und für Ihre Rechte gegenüber Versa. Alle Abschnitte ohne den Hinweis „Nur bei direkter Nutzung" sind für Sie relevant. Rechte gegenüber Versa können Sie direkt ausüben: privacy@versa.training. Für die Verarbeitung im Auftrag Ihrer Organisation gilt zusätzlich der zwischen Versa und Ihrer Organisation abgeschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
3. Welche Daten Versa erhebt
Nur bei direkter Nutzung (Szenario A). Wenn Ihre Organisation die Plattform bereitstellt, informiert diese Sie.
| Kategorie | Beispiele | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kontodaten | Name, E-Mail, Rolle | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Trainingsdaten | Audioaufnahmen (optional), Transkripte, KI-Bewertungen, Szenariokonfigurationen | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Kameradaten (Selbstansicht) | Webcam-Stream, sofern Sie die Selbstansicht aktivieren — verbleibt lokal im Browser; keine Übermittlung an Versa, keine Aufzeichnung (siehe Abschnitt 11) | Nicht zutreffend: keine Verarbeitung durch Versa |
| Leistungsdaten | Abschlussstatus, Ergebnisse, Sitzungsmetadaten | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Nutzungs- und technische Daten | Funktionsnutzung (Produktanalyse, siehe Abschnitt 4), IP-Adresse, Gerätetyp, Fehlerprotokolle | Berechtigtes Interesse: Plattformbetrieb und Fehlerbehebung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
4. Versas eigenständige Tätigkeiten
Gilt für alle Nutzerinnen und Nutzer.
Versa handelt als eigenständiger Verantwortlicher für die folgenden Tätigkeiten. Diese Verarbeitungen dienen der Bereitstellung und der Verbesserung der Plattform — genauere Bewertungen, realistischere Gespräche, schnelleres Coaching-Feedback für alle.
| Tätigkeit | Was passiert | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kontoverwaltung | Kontodaten, Abrechnung | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Plattformsicherheit | Missbrauchserkennung; pseudonymisierte Daten bis zu 90 Tage | Berechtigtes Interesse: Schutz der Plattform und ihrer Nutzer (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Anonymisierte Analysen | Aggregierte Nutzungsstatistiken | — (anonymisierte Daten sind keine personenbezogenen Daten) |
| Produktanalyse | Pseudonyme Nutzungsereignisse in der App — welche Funktionen genutzt werden, nie Gesprächsinhalte (Details unten) | Berechtigtes Interesse: Produktverbesserung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Kundenübergreifende Analysen | Pseudonymisierte Leistungsstatistiken, Bewertungsgenauigkeit | Berechtigtes Interesse: Verbesserung der Bewertungsqualität für alle Nutzer (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Feedbackbasierte KI-Qualitätsverbesserung | Ihre Rückmeldungen werden nach Pseudonymisierung zur Verbesserung der KI-Modelle genutzt (Details siehe Abschnitt 5) | Berechtigtes Interesse: genauere KI-Bewertungen und Coaching (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Moderation und Sicherheit | Gekennzeichnete Inhalte für Sicherheitssysteme nach Pseudonymisierung | Berechtigtes Interesse: Schutz vor Missbrauch und schädlichen Inhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bedeutet: Versa hat einen nachvollziehbaren Grund für diese Verarbeitung und hat in einer dokumentierten Abwägung geprüft, dass die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen nicht überwiegen. Diese Dokumentation steht auf Anfrage zur Verfügung.
Versa nutzt Ihre Daten ausschließlich zur Erbringung der Dienste und zur Verbesserung und Weiterentwicklung der Dienste. Versa nutzt Ihre Daten nicht für Marketing, Profiling, Verkauf oder die Weitergabe an Dritte für deren Zwecke.
Produktanalyse
Um zu verstehen, welche Funktionen genutzt werden und wo Nutzerinnen und Nutzer nicht weiterkommen, erfasst Versa pseudonyme Nutzungsereignisse in der App (z. B. „Szenario geöffnet", „Gespräch gestartet") über PostHog, gehostet in der EU (Frankfurt; siehe Subunternehmerliste). Das bedeutet:
- Pseudonym: Ereignisse sind mit einer internen Nutzer-ID verknüpft — nie mit Ihrem Namen oder Ihrer E-Mail-Adresse.
- Keine Inhalte: Ereignisse enthalten nie, was Sie oder die KI gesagt haben, Ihre Bewertungen, Feedback-Texte, Notizen, Dateinamen oder Webadressen — nur, welche Funktionen genutzt werden.
- Keine Einzelbewertung: Versa nutzt diese Daten nicht, um einzelne Trainees zu beurteilen.
- Keine Cookies: Die Produktanalyse arbeitet vollständig ohne Cookies und ohne sonstige Speicherung auf Ihrem Gerät.
- Speicherdauer: Ereignisse werden nach 12 Monaten gelöscht.
- Ihr Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können die Produktanalyse jederzeit unter Profil → Einstellungen abschalten. Die Einstellung wird in Ihrem Konto gespeichert und gilt auf allen Ihren Geräten. Sie können auch an privacy@versa.training schreiben.
Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), dokumentiert in einer Interessenabwägung (Legitimate Interest Assessment), auf Anfrage verfügbar.
5. KI-Qualitätsverbesserung
Gilt für alle Nutzerinnen und Nutzer.
Wenn Sie eine KI-Bewertung bewerten (Daumen hoch/runter und ähnliches Feedback), helfen Sie Versa zu verstehen, wo die KI gut funktioniert und wo nicht. Dieses Signal — und das zugehörige Gesprächssegment — wird nach Pseudonymisierung genutzt, um die KI-Bewertungen für alle Nutzerinnen und Nutzer der Plattform zu verbessern.
Was als Feedbackdaten gilt
Das KI-Ergebnis, das Sie bewertet haben, die Eingabe, die dazu geführt hat, und Ihr Feedback selbst — begrenzt auf das bewertete Segment. Nicht die gesamte Sitzung.
Wie wir Ihre Daten schützen
- Pseudonymisierung: Ihre direkten Identifikatoren (Name, E-Mail) werden vor jeder Trainingsnutzung entfernt und separat gespeichert. Derzeit werden nur Texttranskripte für die KI-Qualitätsverbesserung genutzt — keine Audio- oder Videoaufnahmen.
- Keine biometrische Identifizierung: Wir extrahieren oder speichern keine Stimmabdrücke oder Sprechererkennungsdaten.
- Keine Zusammenführung: Ihre Daten werden vor der Pseudonymisierung nicht mit Daten anderer Nutzerinnen und Nutzer zusammengeführt.
- Keine Weitergabe: Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte für deren eigenes KI-Training weiter. Unterauftragsverarbeitern ist dies ebenfalls untersagt.
Ihre Wahlmöglichkeiten
Sie können der Nutzung Ihrer Daten für die KI-Qualitätsverbesserung widersprechen. Dies ist Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO. Sie können den Widerspruch unter Einstellungen → Datenschutz einstellen oder uns eine Anfrage per E-Mail an privacy@versa.training schicken. Ihr Coaching-Feedback (die KI-Bewertungen Ihrer Übungen) wird weiterhin in der Plattform angezeigt — das ist normaler Dienstbetrieb und bleibt unberührt.
Sobald Ihr Feedback in die KI eingearbeitet wurde, kann diese Verbesserung nicht rückgängig gemacht werden. KI-Modelle speichern keine einzelnen Datensätze — Feedbackdaten fließen in Modellgewichte ein und können nachträglich nicht isoliert werden. Ihre künftigen Daten werden nach dem Widerspruch nicht mehr verwendet.
6. Sensible Daten
Wir erheben oder verarbeiten nicht absichtlich besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Geben Sie keine echten Gesundheitsinformationen oder andere sensible Daten ein. Bei versehentlicher Preisgabe melden Sie sich unter privacy@versa.training.
7. Datenspeicherung
Bei direkter Nutzung (Szenario A)
| Daten | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Transkripte und KI-Bewertungen | Vertragsdauer; vorzeitige Löschung möglich |
| Audioaufnahmen | Vertragsdauer; vorzeitige Löschung möglich |
| Kamera-Selbstansicht | Keine Speicherung (lokaler Stream, keine Aufzeichnung) |
| Sitzungsmetadaten | Vertragsdauer + 30 Tage |
| Nutzungsmetadaten | 12 Monate, dann anonymisiert |
| Rechnungsdaten | Vertragsdauer + 7 Jahre (BAO § 132) |
Für Versas eigenständige Tätigkeiten (alle)
| Daten | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Kontodaten | Vertragsdauer + 30 Tage |
| Sicherheits- und Systemprotokolle | 90 Tage |
| Pseudonymisierte Leistungsstatistiken | 12 Monate, dann anonymisiert |
| Produktanalyse-Ereignisse (pseudonym) | 12 Monate, dann gelöscht |
| Moderationsdaten (pseudonymisiert) | 90 Tage |
| Anonymisierte Daten | Unbefristet (keine personenbezogenen Daten) |
| Feedbackdaten (im Modell) | Als Teil des Modells gespeichert |
| Feedbackdaten (pseudonymisiert, noch nicht im Modell) | Vertragsende + 12 Monate |
Zur Löschung von Gesprächsverläufen, Aufnahmen oder Bewertungen: privacy@versa.training.
8. Empfänger Ihrer Daten
Empfänger Ihrer Daten können sein:
- Unterauftragsverarbeiter: Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, auf Grundlage schriftlicher Auftragsverarbeitungsverträge
- Behörden: nur auf gesetzliche Anordnung; Versa gibt Daten nicht freiwillig an Behörden weiter
- Externe Berater: Rechts-, Steuer- und Prüfungsberater im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit, gebunden an gesetzliche Verschwiegenheitspflichten
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Unterauftragsverarbeiter dürfen Ihre Daten nicht für eigene Zwecke verwenden.
Unterauftragsverarbeiter-Liste: app.versa.training/legal/subprocessors. Änderungen werden mindestens 7 Tage im Voraus mitgeteilt.
9. Ihre Rechte
Sie können jederzeit folgende Rechte ausüben:
| Recht | Kontakt |
|---|---|
| Auskunft (Art. 15) | privacy@versa.training |
| Berichtigung (Art. 16) | privacy@versa.training |
| Löschung (Art. 17) | privacy@versa.training |
| Einschränkung (Art. 18) | privacy@versa.training |
| Datenübertragbarkeit (Art. 20) | privacy@versa.training |
| Widerspruch (Art. 21) | privacy@versa.training oder Kontoeinstellungen |
Antwortfrist: Innerhalb eines Monats. Bei komplexen oder zahlreichen Anfragen kann die Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängert werden — wir informieren Sie dann vorab (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
Kostenfrei: Die Ausübung Ihrer Datenschutzrechte ist für Sie kostenfrei (Art. 12 Abs. 5 DSGVO).
Beschwerden
Österreichische Datenschutzbehörde Barichgasse 40-42, 1030 Wien dsb@dsb.gv.at — https://www.dsb.gv.at
10. Sprechverhaltensanalyse
Nur bei direkter Nutzung (Szenario A). Wenn Ihre Organisation die Plattform bereitstellt, informiert diese Sie.
Die Plattform analysiert Aspekte Ihres Sprechverhaltens (Tempo, Klarheit, Kommunikationsmuster), um Ihnen Coaching-Feedback zu geben. Diese Analyse dient ausschließlich dem Coaching.
Versa trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
Versa extrahiert oder speichert keine Stimmabdrücke oder Sprechererkennungsdaten.
11. Webcam und Selbstansicht
Gilt für alle Nutzerinnen und Nutzer.
Die Plattform bietet eine optionale Selbstansicht-Funktion über Ihre Webcam. Sie können diese in den Einstellungen vor und während einer Trainingssitzung selbst aktivieren oder deaktivieren — standardmäßig ist sie ausgeschaltet.
Wenn Sie die Selbstansicht aktivieren:
- Ihr Browser fragt Sie nach der Erlaubnis zum Zugriff auf die Kamera. Ohne Ihre Zustimmung wird die Kamera nicht aktiviert.
- Das Videobild wird ausschließlich lokal in Ihrem Browser angezeigt — als Spiegel für Sie selbst.
- Es wird nichts an Versa, an die KI-Gesprächspartner oder an Unterauftragsverarbeiter übertragen.
- Es findet keine Aufzeichnung statt — der Stream existiert nur für die Dauer der Sitzung im Arbeitsspeicher Ihres Geräts.
- Es findet keine KI-Analyse Ihres Videobildes statt (weder Mimik-, Gestik- noch Identitätserkennung).
Sie können die Selbstansicht jederzeit über die Plattformoberfläche wieder ausschalten. Damit wird der Kamerazugriff sofort beendet (die Aufnahmeleuchte Ihrer Kamera erlischt).
Da Versa weder das Videobild empfängt noch speichert, findet keine Verarbeitung im Sinne der DSGVO durch Versa als Verantwortlichen statt. Die Kontrolle über den Kamerazugriff liegt vollständig bei Ihnen und Ihrem Browser.
12. Internationale Datenübermittlungen
Wir verarbeiten Daten standardmäßig innerhalb des EWR. Nach Vereinbarung können auch Services mit Verarbeitungsorten außerhalb des EWR eingesetzt werden. Die aktuelle Anbieterliste mit Verarbeitungsorten finden Sie unter app.versa.training/legal/subprocessors.
Soweit Übermittlungen außerhalb des EWR erforderlich sind, kommen folgende Garantien gemäß Art. 46 DSGVO zur Anwendung:
- DPF-zertifizierte Anbieter: der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission greift
- Nicht-DPF-zertifizierte Anbieter: Standardvertragsklauseln der EU-Kommission mit Transfer-Folgenabschätzungen
Anbieterspezifische Verarbeitungsorte und Datennutzungspraktiken können sich unterscheiden. Einzelne Anbieter beanspruchen das Recht, de-identifizierte Ableitungen für eigene Zwecke zu verwenden. Details pro Anbieter sind unter app.versa.training/legal/subprocessors einsehbar. Sie wählen über die Plattform, welcher Anbieter für Ihre Trainingssitzungen verwendet wird. Eine Kopie der jeweiligen Standardvertragsklauseln stellen wir auf Anfrage bereit: privacy@versa.training.
13. Kinder und Jugendliche
Nur bei direkter Nutzung (Szenario A). Wenn Ihre Organisation die Plattform bereitstellt, informiert diese Sie.
Mindestalter: 14 Jahre (DSG § 4 Abs. 4). Unter 14 Jahren ist die Nutzung nicht zulässig. Versa stellt altersgerechte Transparenzmaterialien bereit.
14. Cookies
Die Plattform verwendet ausschließlich essenzielle Cookies für Authentifizierung und Sitzungsverwaltung. Erstanbieter-Cookies nur. Kein Tracking, kein Profiling, keine Drittanbieter-Cookies. Keine Einwilligung erforderlich.
15. KI-Transparenz
Die Plattform enthält KI-Systeme im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung).
- KI-Interaktion: Wenn KI-Systeme direkt mit Ihnen interagieren (z.B. KI-Gesprächspartner), werden Sie darüber informiert.
- KI-generierte Inhalte: Bewertungen, Feedback und Coaching-Empfehlungen werden als KI-Ausgaben kenntlich gemacht.
16. Sicherheit
Wir schützen Ihre Daten durch:
- Verschlüsselung: TLS 1.3 für Daten bei der Übertragung, AES-256 für Daten bei der Speicherung
- Zugriffskontrollen: Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC), Row Level Security (RLS) auf allen Datenbanktabellen, abgestufte Zugriffskontrollen für administrativen Zugang
- Datentrennung: Mandantentrennung auf Datenbankebene
- Vertraulichkeit: Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterliegen Vertraulichkeitspflichten
- Infrastruktur: EU-gehostete Cloud-Infrastruktur bei ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren
Vollständige technische Details: app.versa.training/legal/security-measures.
17. Datenschutz-Folgenabschätzung
Versa hat festgestellt, dass eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) für die KI-basierte Bewertung von Trainingsleistungen erforderlich ist. Die DSFA-Dokumentation steht auf Anfrage zur Verfügung.
18. Ist die Bereitstellung Ihrer Daten erforderlich?
Kontodaten (Name, E-Mail) sind zur Nutzung der Plattform erforderlich. Ohne Bereitstellung der Kontodaten kann kein Konto erstellt und die Plattform nicht genutzt werden.
Der Widerspruch gegen die KI-Qualitätsverbesserung hat keine Auswirkungen auf Ihren Plattformzugang.
Nur bei direkter Nutzung (Szenario A).
Trainingssitzungen umfassen die Verarbeitung von Gesprächsdaten als Teil des Dienstes. Wer die Trainingsfunktion nicht nutzen möchte, kann die übrigen Plattformfunktionen weiter verwenden; ohne Verarbeitung von Gesprächsdaten ist jedoch kein Training möglich.
Die Webcam-Selbstansicht ist eine optionale Funktion ohne Auswirkung auf den Trainingsbetrieb; bei deaktivierter Kamera sind alle übrigen Trainingsfunktionen uneingeschränkt nutzbar.
19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Versa aktualisiert diese Datenschutzerklärung, wenn sich die Verarbeitung personenbezogener Daten ändert oder rechtliche Anforderungen dies erfordern.
Für alle Änderungen gilt: Versa zeigt Ihnen beim nächsten Aufruf der Plattform einen dauerhaften In-App-Banner an, der Sie darüber informiert, dass die Datenschutzerklärung geändert wurde. Der Banner verlinkt auf die neue Fassung. Sie sind dafür verantwortlich, die Änderungen zur Kenntnis zu nehmen, indem Sie die Plattform öffnen und den Banner lesen.
Für wesentliche Änderungen (Änderung der Rechtsgrundlage, neue Kategorien von Empfängern, geänderte Aufbewahrungsfristen, neue Verarbeitungszwecke, neue internationale Datenübermittlungen) gilt zusätzlich: Beim nächsten Anmelden nach dem Inkrafttreten der Änderung werden Sie aufgefordert, die neue Datenschutzerklärung zu bestätigen, bevor Sie die Plattform weiter nutzen können. Sie können entweder bestätigen und die Plattform weiter nutzen oder sich abmelden. Es werden keine E-Mails zu Änderungen der Datenschutzerklärung versandt.
Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit unter app.versa.training/legal/privacy-policy abrufbar. Das Datum „Stand" oben in diesem Dokument zeigt, wann die aktuelle Fassung in Kraft getreten ist.
20. Kontakt
Datenschutz: privacy@versa.training Support: support@versa.training Post: Versa Training GmbH, Steinberg 204, 8151 Hitzendorf, Österreich
Versa Training GmbH — Österreich